Marnotrawstwo w firmie? Jest na to sposób

Możliwość spełnienia oczekiwań klientów oraz ich stała satysfakcja, to wyznacznik wielu firm. Dostarczanie produktu najlepszej jakości powinno być zatem priorytetem. Często przedsiębiorstwa zastanawiają się, jak wyprodukować i dostarczyć klientów satysfakcjonujący produkt najniższym kosztem? Istotne jest zwiększenie efektywności przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów. Wydaje się to bardzo prostym rozwiązaniem, ale czy na pewno? Gdzie szukać zatem oszczędności, ale nie tracić przy tym jakości?

Kluczowym działaniem w obszarze optymalizacji prowadzenia przedsiębiorstwa, a także każdego biznesu jest zwiększenie wydajności, redukcja kosztów związanych np. z zakupem odpowiednich zasobów czy inwestycji w najnowsze narzędzia informatyczne. Dotyczy to zarówno wielkich firm produkcyjnych, ale również każdej mniejszej firmy bez względu na branżę, w której funkcjonuje. Najlepszym jednak sposobem na odnalezienie oszczędności w firmie, przy zachowaniu dotychczasowych standardów produkcyjnych jest poszukiwanie przyczyn marnotrawstwa, a nie diametralna redukcja kosztów, związana z hipotetycznym problemem. Pozbywając się czegoś, co w zamyśle może stanowić problem w firmie, de facto możemy w dalszej perspektywie ograniczyć sobie pole manewru. Szczególnie, gdy wykluczymy obszar, którego funkcjonowania dobrze nie zbadaliśmy. Dlatego najrozsądniejszym rozwiązaniem jest optymalizacja kosztów oparta o poszukiwanie przyczyn marnotrawstwa i eliminowanie konkretnego przypadku.

Przyczyny marnotrawstwa i idea lean manufacturing

Szczupłe zarządzanie to pojęcie związane z optymalizacją produkcji, na świecie znane pod nazwą lean manufacturing. Pojęcie lean manufacturing pojawiło się dopiero w 1988 roku, jednak koncepcja narodziła się w Japonii już w drugiej połowie lat 40., kiedy to japoński inżynier Taiichi Ohno zaczynał wprowadzać nowe narzędzia i zasady organizacji pracy, znane później jako System Produkcyjny Toyoty. To właśnie w fabryce samochodów Toyoty rozwinęła się idea szczupłego zarządzania a sam Taiichi Ohno uznawany jest za ojca nowoczesnej produkcji i autora klasyfikacji „muda”, czyli marnotrawstwa występującego w firmie produkcyjnej.

Lean manufacturing to w najprostszej definicji możliwość produkowania coraz więcej przy wykorzystaniu tylko niezbędnych zasobów. Ale żeby to osiągnąć należy znać podstawowe źródła marnotrawstwa w firmie i umiejętnie je wyeliminowywać. W wyniku różnych błędów występujących w określonych procesach firma może ponieść znaczne straty finansowe.

W koncepcji lean manufacturing funkcjonuje 7 głównych źródeł marnotrawstwa. Możemy do nich zaliczyć:

Nadprodukcję.
Występuje, gdy: produkujemy z wyprzedzeniem w oczekiwaniu na zamówienia, które mogą nie nadejść, nie mamy dostatecznej informacji i narzędzi potrzebnych do planowania i prognozowania sprzedaży, zbyt długie przezbrojenia wymuszają konieczność produkcji na zapas.
Oczekiwanie.
Występuje, gdy: mamy awarię, której można było zapobiec dzięki regularnym przeglądom i konserwacji maszyn i urządzeń, oczekujemy na komponenty, materiały i surowce przeznaczone do produkcji (przeplanowywanie produkcji z powodu braku materiału), czekamy na przezbrojenie maszyny, dokumenty.
Przemieszczanie.
Występuje, gdy: rozplanowanie gniazd roboczych powoduje, że wyrób krąży między stanowiskami, czyli nie została zaplanowana jak najkrótsza trasa od momentu pobrania materiału do momentu wyprodukowania z niego gotowego wyrobu, zbyt daleko przemieszczane są materiały i wyroby między halą a magazynem.
Powtórne przetwarzanie.
Wyraża się w postaci nadmiernej kontroli, wielu poziomów potwierdzeń i akceptacji, tworzenia dodatkowych dokumentów, raportów i planów do planów, dublowania czynności przez różne działy.
Nadmierne zapasy.
Występują, gdy: mamy niespójne dane na temat materiałów pobranych do magazynków przyprodukcyjnych, z których brak informacji o zużyciu, brak śledzenia materiałów pobranych do produkcji – śledzenie pozwala w każdym momencie zidentyfikować w jakiej fazie znajduje się materiał i ile go mamy.
Zbędny ruch.
Występuje, gdy: wykonujemy niepotrzebne czynności polegające na szukaniu dokumentów (zleceń, przewodników), ustalamy kto pobrał narzędzia i które to były, wykonujemy zbyt wiele ruchów zbędnych ze względu na złą organizację pracy, np. dodatkowe przenoszenie elementów z jednego miejsca na drugie.
Poprawianie wadliwych produktów / błędów.
Występuje, gdy trzeba dokonać przeróbek/poprawek w wyrobie, spowodowanych przez usterki wykryte przed oddaniem wyrobu do klienta lub w procesie eksploatacji produktu przez klienta.

Przedstawione źródła marnotrawstwa jednoznacznie wskazują te obszary firmy, które najbardziej są narażone na straty, co w efekcie może prowadzić do niekontrolowanego zwiększenia kosztów produkcji. Tego typu podejście można zastosować w każdej firmie, nie tylko z branży produkcyjnej. W każdej bowiem działalności, nawet tradycyjnej firmie handlowej i usługowej możemy odnaleźć konkretne przypadki marnotrawstwa, które bardzo mocno rzutują na kondycję finansową prowadzonego biznesu.

Zastosowanie systemu ERP skutecznym rozwiązaniem

Jak skutecznie walczyć z tymi obszarami własnego biznesu, aby wyeliminować przyczyny marnotrawstwa? Firma Streamsoft, która jest znanym na polskim rynku dostawcą oprogramowania dla firm posiada w swojej ofercie system Streamsoft Prestiż, który jest oprogramowaniem typu ERP. Streamsoft Prestiż jako oprogramowanie umożliwia rejestrację wszystkich danych z konkretnych obszarów działalności firmy, a następnie przetworzenie ich na informacje, które są istotne dla kadry zarządzającej w procesie podejmowania decyzji.

System Streamsoft Prestiż sam w sobie nie rejestruje danych tylko po to, aby odnotowywać wszystkie dokumenty i rozliczać zasoby. Jest to czynność, która ma pomóc modyfikować i optymalizować tak pracę, aby była jak najbardziej efektywna przy poniesionych nakładach. Dzięki tej funkcjonalności system Prestiż jest w stanie wskazać poszukiwane źródła marnotrawstwa, pomóc przedstawić warianty usprawnienia działań i efektywnie wykorzystać zasoby aby nie generować kosztów, których firma nie musi ponosić. Streamsoft Prestiż wspiera podejmowanie świadomych i kluczowych dla rozwoju każdego przedsiębiorstwa decyzje. Korzystając z takiego oprogramowania kadra zarządzająca obserwuje zmiany zachodzące w firmie, poczynając od widocznej redukcji kosztów.

Odpowiedni system ERP, w tym wypadku omawiany Streamsoft Prestiż to możliwość sprawnej optymalizacji konkretnych procesów w prowadzonej działalności. Korzyści wynikające z użytkowania oprogramowania są widoczne, a sam system bardzo dobrze sprawdza się nie tylko w branży produkcyjnej, ale jego funkcjonalności są wykorzystywane również w różnych obszarach handlu i usług. Streamsoft Prestiż pozwala określić przyczyny problemów i pomaga skutecznie je wyeliminować.